Ultimo aggiornamento: 27 settembre 2026
La presente informativa descrive come NIKKY SRL tratta i dati personali degli utenti che visitano www.nikkysrl.it, utilizzano il modulo di contatto o interagiscono con i servizi e gli strumenti di misurazione presenti sul sito. La sezione 13 riguarda inoltre NIKKY AI Business Manager, le comunicazioni WhatsApp e il supporto tramite intelligenza artificiale.
1. Titolare del trattamento
NIKKY SRL
Via Calzavecchio 6, 40033 Casalecchio di Reno (BO), Italia
P. IVA / C.F. 03595101209
Email: info@nikkysrl.it
Telefono: +39 051 0216998
2. Quali dati possiamo trattare
- Dati di navigazione e tecnici: indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, sistema operativo, data e ora delle richieste, pagine richieste e informazioni tecniche necessarie al funzionamento e alla sicurezza del sito.
- Dati inviati tramite il modulo contatti: nome, indirizzo email, numero di telefono se indicato, tipo di evento e contenuto del messaggio.
- Preferenze relative ai cookie: la scelta espressa tramite il banner di consenso e le categorie autorizzate o rifiutate.
- Dati statistici e pubblicitari: soltanto quando i relativi strumenti sono attivi e nei limiti delle preferenze di consenso espresse dall’utente.
3. Finalità e basi giuridiche
I dati vengono trattati per le seguenti finalità:
- Rispondere a richieste di informazioni, preventivi e contatti commerciali: esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato e, per richieste generiche, legittimo interesse a gestire le comunicazioni ricevute.
- Garantire funzionamento, sicurezza e prevenzione di abusi: legittimo interesse del Titolare e adempimento di eventuali obblighi di legge.
- Adempiere a obblighi legali, amministrativi o fiscali: adempimento di un obbligo legale.
- Misurazione statistica del sito: consenso dell’utente quando vengono utilizzati strumenti non strettamente necessari.
- Misurazione delle campagne, remarketing e personalizzazione pubblicitaria: consenso dell’utente, quando tali strumenti sono attivati.
4. Modulo contatti
I dati inviati attraverso il modulo Contatti vengono utilizzati per leggere e gestire la richiesta e per ricontattare l’utente. Il sito invia tali informazioni alla casella email aziendale; il tema NIKKY non crea autonomamente un archivio pubblico dei messaggi e non pubblica i dati inseriti.
I dati richiesti come obbligatori sono necessari per poter rispondere. Il numero di telefono e le altre informazioni non contrassegnate come obbligatorie possono essere omessi.
5. Cookie e preferenze di consenso
Il sito utilizza cookie tecnici necessari al funzionamento e può utilizzare, previo consenso, cookie o tecnologie analoghe per finalità statistiche e di marketing. La gestione delle preferenze avviene tramite Complianz. Le categorie non necessarie sono disattivate fino alla scelta dell’utente secondo la configurazione del banner.
L’elenco aggiornato dei cookie, dei servizi rilevati, delle relative finalità e durate è disponibile nella Cookie Policy. Le preferenze possono essere modificate in qualsiasi momento utilizzando il comando Gestisci cookie messo a disposizione sul sito.
6. Google Tag Manager, Analytics e strumenti pubblicitari
Il sito è predisposto per gestire tag di misurazione tramite Google Tag Manager. Quando vengono attivati servizi quali Google Analytics o Google Ads, il loro funzionamento è subordinato alle scelte espresse nel banner per le categorie Statistiche e/o Marketing, secondo la configurazione adottata.
Questi strumenti possono trattare informazioni relative al dispositivo, alla navigazione, alle interazioni con il sito e alle conversioni. Non utilizziamo il modulo di contatto per inviare a Google il contenuto libero dei messaggi, né intendiamo trasmettere intenzionalmente dati personali direttamente identificativi all’interno dei tag di misurazione.
7. Destinatari dei dati
I dati possono essere trattati, nei limiti delle rispettive funzioni, da soggetti che forniscono servizi di hosting, posta elettronica, manutenzione e sicurezza informatica, gestione del consenso, misurazione e pubblicità digitale, nonché da consulenti o autorità pubbliche quando previsto dalla legge. Tali soggetti operano, a seconda dei casi, come responsabili del trattamento o autonomi titolari.
8. Trasferimenti verso Paesi extra SEE
Alcuni fornitori tecnologici possono trattare dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi il trasferimento avviene nel rispetto del GDPR, sulla base di decisioni di adeguatezza, del Data Privacy Framework ove applicabile, di clausole contrattuali standard o di altre garanzie previste dalla normativa.
9. Periodi di conservazione
- Richieste dal modulo contatti: per il tempo necessario a gestire la richiesta e, se non nasce un rapporto successivo, normalmente non oltre 24 mesi dall’ultima comunicazione, salvo esigenze di tutela di diritti o obblighi di legge.
- Dati relativi a rapporti contrattuali o amministrativi: per i periodi previsti dalla normativa applicabile.
- Log tecnici e di sicurezza: per il periodo necessario alle finalità di sicurezza e secondo le impostazioni dei fornitori tecnici.
- Cookie e strumenti statistici/marketing: secondo le durate indicate nella Cookie Policy e nelle impostazioni dei singoli servizi.
10. Conferimento dei dati
Il conferimento dei dati necessari nel modulo contatti è indispensabile per poter rispondere alla richiesta. Il consenso a cookie statistici o di marketing è invece facoltativo: il rifiuto non impedisce la normale consultazione delle parti essenziali del sito.
11. Diritti dell’interessato
Nei casi previsti dal Regolamento (UE) 2016/679, l’interessato può chiedere accesso ai propri dati, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità, opposizione al trattamento e revoca del consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Per esercitare i propri diritti è possibile scrivere a info@nikkysrl.it. L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
12. Collegamenti a siti e social network esterni
Il sito può contenere normali collegamenti a siti o profili esterni, ad esempio Instagram. L’apertura di tali collegamenti porta l’utente su servizi gestiti da terzi, ai quali si applicano le rispettive informative privacy. Un semplice link esterno non equivale, di per sé, all’incorporamento di un social widget o di un pixel nel sito NIKKY.
13. AI Business Manager, WhatsApp e analisi assistita da AI
NIKKY AI Business Manager è il gestionale interno utilizzato da NIKKY SRL per organizzare comunicazioni, anagrafiche, richieste, opportunità commerciali, preventivi, commesse e attività. Questa sezione integra l’informativa del sito e riguarda clienti, potenziali clienti, fornitori, altri interlocutori e utenti aziendali autorizzati.
13.1 Dati trattati e provenienza
Il gestionale può acquisire dati dalle caselle email e dai canali WhatsApp aziendali collegati, dalle integrazioni autorizzate e dalle informazioni inserite dagli operatori. Sono trattati nomi e recapiti, indirizzi email e numeri di telefono, contenuto e metadati delle comunicazioni, data e ora, stato di invio e ricezione, allegati o loro riferimenti, note, richieste e dati organizzativi o commerciali necessari alla gestione del rapporto.
Le informazioni possono essere collegate alla stessa persona o pratica e accompagnate da riepiloghi, fonte, data e stato di conferma. Le corrispondenze incerte tra contatti e canali richiedono una verifica umana. Il gestionale non rende pubbliche le conversazioni.
13.2 Finalità e basi giuridiche
- Gestione di richieste, preventivi, appuntamenti e prestazioni: misure precontrattuali richieste dall’interessato o esecuzione del contratto; per i referenti di organizzazioni clienti o fornitrici, legittimo interesse a gestire i rapporti professionali.
- Organizzazione del lavoro, continuità delle comunicazioni e supporto AI: legittimo interesse a gestire in modo efficiente e coerente i rapporti aziendali, nel rispetto dei diritti dell’interessato e con controllo umano sulle proposte.
- Sicurezza, contrasto allo spam e tracciabilità delle operazioni: legittimo interesse alla protezione dei sistemi e dei dati, nonché eventuali obblighi di legge.
- Obblighi amministrativi, contabili, fiscali e tutela dei diritti: obblighi di legge e, per la tutela dei diritti, legittimo interesse.
L’autorizzazione tecnica a collegare un account non equivale a un consenso generale al marketing. Eventuali comunicazioni promozionali richiedono i presupposti previsti dalla normativa e dalle regole del canale. Per i trattamenti fondati sul legittimo interesse è possibile esercitare il diritto di opposizione nei casi previsti dalla legge.
13.3 WhatsApp Business e risorse Meta
L’integrazione utilizza la Cloud API ufficiale WhatsApp Business di Meta. Per i numeri effettivamente collegati, il gestionale riceve messaggi e aggiornamenti di stato, conserva la cronologia acquisita e consente risposte confermate dall’operatore. Le autorizzazioni di gestione consentono di identificare e verificare l’account WhatsApp Business, i numeri associati e i relativi dati di configurazione necessari al collegamento.
Sono trattati numero e nome del contatto quando disponibile, testo dei messaggi, identificativi tecnici, orari, stati di consegna e riferimenti ai media. Nella versione attuale il contenuto dei file audio, immagini e PDF ricevuti tramite WhatsApp non viene scaricato automaticamente nel gestionale: vengono conservati i riferimenti. Lo storico WhatsApp precedente al collegamento non viene importato. Le funzioni possono essere inizialmente utilizzate su numeri di prova e diventano disponibili sui numeri aziendali soltanto dopo la relativa attivazione.
Meta/WhatsApp tratta i dati necessari al funzionamento della propria piattaforma secondo i contratti e le informative applicabili. Questa informativa riguarda il trattamento effettuato da NIKKY tramite il gestionale e non sostituisce l’informativa del servizio WhatsApp.
13.4 OpenAI e controllo umano
Le funzioni AI, quando abilitate, utilizzano le API di OpenAI; per NIKKY, stabilita nello Spazio Economico Europeo, il riferimento contrattuale è OpenAI Ireland Ltd. Il contenuto delle comunicazioni e il contesto della pratica necessario all’analisi possono essere trasmessi al fornitore per riassunti, classificazioni, estrazione di informazioni, analisi commerciali e preparazione di bozze.
L’elaborazione API non comporta, per impostazione predefinita del servizio, l’utilizzo dei dati per addestrare i modelli generali di OpenAI. Non viene dichiarata una conservazione nulla presso il fornitore: possono applicarsi i periodi di conservazione e i controlli di sicurezza previsti dal servizio.
Riepiloghi e valutazioni AI possono essere inesatti e sono soggetti a verifica. Gli indici commerciali rappresentano valutazioni indicative basate sulle informazioni del rapporto; non sono probabilità statistiche certificate. Le proposte AI e gli invii di risposte richiedono conferma umana. Non sono adottate decisioni basate unicamente sull’AI che producano effetti giuridici o analogamente significativi sull’interessato. Le categorie particolari di dati personali non devono essere utilizzate per il punteggio commerciale.
Le funzioni di sicurezza possono classificare o gestire automaticamente lo spam secondo le impostazioni aziendali, con registrazione degli esiti e possibilità di verifica da parte degli operatori.
13.5 Calendario e telefonia
Quando un utente autorizza Google Calendar, il gestionale tratta i dati dei calendari ed eventi selezionati necessari alla sincronizzazione, come titolo, descrizione, date, orari, luogo e partecipanti quando presenti. L’accesso può essere revocato dall’account Google; la revoca non elimina automaticamente i dati già acquisiti lecitamente nel gestionale.
Le eventuali integrazioni telefoniche trattano identificativi, orari, durata, esito e instradamento delle chiamate. La registrazione delle chiamate richiede un’attivazione separata, un’informativa adeguata e una base giuridica: la presente informativa non costituisce, da sola, un’autorizzazione alla registrazione.
13.6 Accesso, fornitori e trasferimenti
I dati sono accessibili agli utenti aziendali autorizzati nei limiti delle funzioni assegnate. I fornitori coinvolti comprendono Aruba S.p.A. per hosting e posta elettronica, OpenAI Ireland Ltd per l’elaborazione AI e i fornitori delle integrazioni effettivamente utilizzate, tra cui Meta/WhatsApp e Google. I rispettivi ruoli e obblighi sono regolati dai contratti e dalla normativa applicabili. L’accesso amministrativo è protetto da autenticazione e controlli di autorizzazione; le credenziali delle integrazioni sono conservate cifrate e le operazioni sensibili sono tracciate.
L’elaborazione con servizi esterni può comportare trasferimenti al di fuori dello Spazio Economico Europeo, compresi gli Stati Uniti e altri Paesi in cui operano i fornitori e i loro sub-responsabili. Non viene dichiarata una localizzazione esclusivamente europea dell’elaborazione OpenAI. Si applicano le garanzie indicate nella sezione 8 e negli accordi del fornitore, comprese le clausole contrattuali standard quando necessarie. Per informazioni sulle garanzie e sui destinatari è possibile contattare NIKKY.
Riferimenti del fornitore AI: accordo sul trattamento dei dati OpenAI e elenco aggiornato dei sub-responsabili OpenAI.
13.7 Conservazione nel gestionale
Le impostazioni operative attuali prevedono i seguenti termini per i dati tecnici e le registrazioni accessorie:
- Payload tecnici transitori: 30 giorni.
- Esiti dettagliati delle analisi AI e rilevamenti spam: 365 giorni.
- Proposte concluse, revisioni precedenti della memoria strutturata e registro di audit: 730 giorni.
- Log tecnici dei processi: 90 giorni.
- Metadati delle chiamate e permessi di canale scaduti o revocati: 730 giorni, quando tali dati sono acquisiti.
La pulizia tecnica è pianificata giornalmente. Questi termini non equivalgono alla cancellazione automatica dell’intera scheda cliente, delle conversazioni o dei dati correnti della pratica. L’anonimizzazione automatica dei contenuti delle vecchie comunicazioni non è attualmente attiva. Comunicazioni e dati del rapporto sono conservati per il tempo necessario alla gestione della richiesta o del rapporto e agli obblighi applicabili; le richieste del modulo contatti restano soggette al criterio indicato nella sezione 9. I dati collegati a pratiche e documenti economici richiedono una valutazione manuale prima della cancellazione.
I termini dei sistemi di NIKKY non sostituiscono quelli applicabili ai dati conservati dai singoli fornitori secondo i rispettivi contratti e ruoli.
13.8 Cancellazione e altri diritti
Per esercitare i diritti descritti nella sezione 11, anche con riferimento ai messaggi WhatsApp e ai dati elaborati mediante AI, scrivi a info@nikkysrl.it. Consulta le istruzioni per la cancellazione dei dati di AI Business Manager. Non è necessario possedere un account nel gestionale. Il riscontro viene fornito nei termini previsti dal GDPR, con indicazione degli eventuali motivi che impediscono una cancellazione totale o immediata.
14. Modifiche a questa informativa
La presente informativa può essere aggiornata quando cambiano il sito, i servizi utilizzati o la normativa applicabile. La data dell’ultimo aggiornamento è indicata all’inizio della pagina.